Kearsipan
Jenis-jenis perlengkapan kearsipan
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama( penggunaanya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus-menerus beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut
A. kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm
Adapun informasi yang terdapat pada kartu indeks antara lain
1.) judul/nama surat
2.) nomor surat
3.)Hal surat
4.) tanggal surat
5.) kode surat
6.) Kode kartu indeks
Kartu index tidak dapat digunakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas/sipeminjam lupa tentang judul/caption/perusahaan oleh karena itu kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/ perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis
B. Kartu tunjuk silang(cross reference sheet) yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat(map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan kartu tunjuk silang dapat dibuat jika mempunyai lebih dari satu petunjuk silang dapat dibagi dua yaitu
1.) Petunjuk langsung merupakan kartu yang dapat menunjukkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang memiliki norma atau masalah lebih dari satu biasanya menggunakan kata lihat atau tanda X
2.) petunjuk silang tidak langsung, merupakan kartu yang dapat menunjukkan hubungan antara masalah/ urusan yang saling menjelaskan Tanda yang digunakan untuk arsip yang ukurannya lebih besar seperti peta dan Bagan yang mana tidak dapat disimpan dalam folder bersama arsip lain
Contoh= lembar tunjuk silang
C. lembar pinjam arsip(Out Slip)
Lembar pinjam arsip(Out Slip)dalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap pinjaman arsip
1. Kegunaan lembar pinjam arsip
Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip sebagai berikut
A.) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
B.) Sebagai Ingatkan untuk mengetahui siapa
Kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam
C.) sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang pinjam
D.) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan
E.) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip
2. Bagian-bagian dari lembar pinjam arsip
lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 sebagai berikut
A.) Lembar ke-1 berwarna putih disimpan oleh bagian penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip berfungsi sebagai bukti peminjaman
B.) Gambar ketua berwarna hijau oleh penyimpanan arsip diletakkan di tempat arsip yang dipinjam berfungsi sebagai arsip yang dipinjam
C.) Lembar ketika berwarna biru disertakan pada peminjaman
Contoh=Lembar pinjam arsip
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama( penggunaanya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus-menerus beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut
A. kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm
Adapun informasi yang terdapat pada kartu indeks antara lain
1.) judul/nama surat
2.) nomor surat
3.)Hal surat
4.) tanggal surat
5.) kode surat
6.) Kode kartu indeks
Kartu index tidak dapat digunakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas/sipeminjam lupa tentang judul/caption/perusahaan oleh karena itu kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/ perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis
B. Kartu tunjuk silang(cross reference sheet) yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat(map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan kartu tunjuk silang dapat dibuat jika mempunyai lebih dari satu petunjuk silang dapat dibagi dua yaitu
1.) Petunjuk langsung merupakan kartu yang dapat menunjukkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang memiliki norma atau masalah lebih dari satu biasanya menggunakan kata lihat atau tanda X
2.) petunjuk silang tidak langsung, merupakan kartu yang dapat menunjukkan hubungan antara masalah/ urusan yang saling menjelaskan Tanda yang digunakan untuk arsip yang ukurannya lebih besar seperti peta dan Bagan yang mana tidak dapat disimpan dalam folder bersama arsip lain
Contoh= lembar tunjuk silang
C. lembar pinjam arsip(Out Slip)
Lembar pinjam arsip(Out Slip)dalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap pinjaman arsip
1. Kegunaan lembar pinjam arsip
Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip sebagai berikut
A.) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
B.) Sebagai Ingatkan untuk mengetahui siapa
Kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam
C.) sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang pinjam
D.) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan
E.) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip
2. Bagian-bagian dari lembar pinjam arsip
lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 sebagai berikut
A.) Lembar ke-1 berwarna putih disimpan oleh bagian penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip berfungsi sebagai bukti peminjaman
B.) Gambar ketua berwarna hijau oleh penyimpanan arsip diletakkan di tempat arsip yang dipinjam berfungsi sebagai arsip yang dipinjam
C.) Lembar ketika berwarna biru disertakan pada peminjaman
Contoh=Lembar pinjam arsip
Komentar
Posting Komentar